e-CNPJ ou e-CPF: quando a empresa precisa de cada um

É a pergunta que mais chega no WhatsApp: “qual certificado eu preciso?”. A resposta começa com outra pergunta, bem mais simples: quem vai assinar, a empresa ou a pessoa?

A diferença em uma frase

• O e-CNPJ é a identidade digital da empresa. Fica ligado ao CNPJ e tem um responsável, a pessoa que responde pela empresa perante a Receita Federal.
• O e-CPF é a identidade digital da pessoa. Fica ligado ao CPF e serve para o que ela faz em nome próprio.

Os dois são certificados da ICP-Brasil e têm a mesma validade jurídica, garantida pela Medida Provisória 2.200-2/2001. O que muda é em nome de quem a assinatura é feita.

Quando a empresa precisa do e-CNPJ

Sempre que quem assina é a empresa:

• Emitir NF-e e NFC-e. A nota é assinada com o certificado da empresa que emite. Sem e-CNPJ, não sai nota.
• SPED Fiscal e eSocial, quando a empresa transmite as próprias obrigações.
• Certidões e serviços on-line em nome da empresa, como o e-CAC do CNPJ.

Quando a pessoa precisa do e-CPF

Sempre que quem assina é a pessoa:

• Receita Federal (e-CAC) como pessoa física: declaração do Imposto de Renda, situação fiscal, parcelamentos.
• Assinatura de documentos: contratos, procurações e outros papéis assinados digitalmente em nome próprio.
• eSocial e Conectividade Social, quando a obrigação é da pessoa física.

Quando precisa dos dois

O caso mais comum é o do dono da empresa. Ele usa o e-CNPJ para a empresa emitir nota e cumprir as obrigações dela, e o e-CPF para a vida dele como pessoa: Imposto de Renda, contratos, procurações.

Um não substitui o outro. O e-CPF do sócio, por exemplo, não assina a nota fiscal da empresa.

E o contador, precisa do certificado do cliente?

Nem sempre. Pela procuração eletrônica do e-CAC, o cliente autoriza o contador a usar os serviços da Receita em nome dele, e o contador acessa com o próprio certificado. Assim o certificado do cliente fica com o cliente, que é onde ele deve ficar.

Já a emissão de nota é outra história: ela acontece no sistema da empresa, com o e-CNPJ instalado onde as notas são emitidas.

A1, A3 ou na nuvem?

Tanto o e-CNPJ quanto o e-CPF existem em três formatos:

Formato	Onde fica	Validade
A1	Arquivo instalado no computador	1 ano
A3	Token USB ou cartão com leitora	Até 3 anos
Na nuvem	Liberado pelo aplicativo no celular	Conforme o plano

O formato muda onde o certificado fica, não o que ele faz. Para escolher, vale a comparação completa em Qual escolher.

O resumo para mandar ao cliente

• Vai emitir nota fiscal? Precisa de e-CNPJ.
• Vai declarar Imposto de Renda, assinar documento ou entrar no e-CAC como pessoa? e-CPF.
• É dono da empresa e faz as duas coisas? Os dois.

Ficou alguma dúvida no caso do seu cliente? É só chamar a Exatop no WhatsApp: a gente ajuda a escolher.