O que se perde com a ordem de serviço no papel

O bloco de ordem de serviço resolve bem o primeiro dia: anota o cliente, o aparelho, o defeito, e pronto. O problema aparece no dia 30, quando alguém pergunta o que ficou pendente, o que já foi cobrado e quanto o serviço rendeu no mês, e a resposta está espalhada numa pilha de folhas.

Não é falta de cuidado. É o papel que não foi feito para responder essas perguntas.

Onde o papel cobra a conta

A ordem que some

A folha molha, rasga, fica na bancada errada ou vai embora no bolso do técnico. Sem a ordem, o que foi combinado com o cliente passa a depender da memória de alguém.

O cliente que liga perguntando

“Meu aparelho já ficou pronto?” Para responder, alguém precisa parar o que está fazendo e procurar a ordem na pilha. Se ela está com o técnico na rua, a resposta fica para depois, e o cliente liga de novo.

O serviço que não foi cobrado

O serviço foi feito, o cliente buscou, mas o valor não entrou no caixa, ou entrou sem registro. No papel, só dá para descobrir somando folha por folha, e quase ninguém faz essa conta.

O que foi combinado

Orçamento aprovado por telefone, peça trocada a pedido do cliente, prazo prometido no balcão. Quando nada disso está registrado, qualquer desacordo vira a sua palavra contra a do cliente.

O mês sem número

Quantas ordens entraram, quantas saíram, quanto o serviço faturou, qual técnico está com mais coisa parada. Com o bloco, essa conta é feita à mão, quando é feita.

O que muda quando a ordem vai para o sistema

A diferença não está em preencher a ordem no computador em vez do papel. Está no que acontece depois:

• Cada ordem tem número e fica guardada. Não molha, não some e não sai da loja no bolso de ninguém.
• A resposta para o cliente está a um clique. Quem atende o telefone vê a ordem sem ir até a bancada.
• O histórico fica junto do cliente. Quando ele volta, você sabe o que já foi feito, o que foi trocado e o que foi combinado.
• O fechamento do mês deixa de ser uma soma de folhas. O que entrou, o que saiu e o que está parado aparecem sem ninguém somar à mão.

No Exatop Web, a ordem de serviço, a nota fiscal de serviço (NFS-e) e o financeiro ficam no mesmo sistema, na nuvem. A informação que entra na ordem não fica presa num bloco.

Como começar sem parar a oficina

1. Comece pelas ordens novas. Não precisa digitar as antigas: deixe a pilha de papel terminar sozinha.
2. Combine quem abre e quem fecha a ordem. Uma regra simples evita ordem aberta para sempre.
3. Defina o que é “pronto”. Pronto para entregar, entregue e cobrado são coisas diferentes, e cada uma merece o seu registro.
4. Olhe o resumo no fim da primeira semana. É ali que aparece o primeiro número que o papel nunca mostrou.