As obrigações acessórias se tratam de documentos exigidos por cada modalidade de regime tributária visando assegurar a fiscalização e o recolhimento dos impostos de atividades empreendedoras.
Mesmo que estejam associadas ao recolhimento de tributos, o qual é a obrigação principal, uma não substitui a outra.
Neste sentido, não adianta cumprir todas as obrigações acessórias e não efetuar os devidos pagamentos nas datas de vencimento.
Além disso, estas, são devidas à União, aos Estados e aos municípios, conforme a definição de cada imposto.
Relevância das obrigações acessórias
Ao comprovar a declaração das obrigações acessórias, a Receita Federal estará apta a reconhecer com facilidade, os empreendimentos que não concluíram o procedimento adequadamente.
Portanto é necessário estabelecer um planejamento para realizar as declarações, evitando erros e mantendo os documentos em dia.
Caso contrário, o empreendimento pode ser multado, além de ter que arcar com juros oriundos dos prejuízos que podem vir a acontecer.
Riscos em não declarar as obrigações acessórias
A princípio, o não cumprimento das obrigações acessórias, pode resultar no pagamento de multas e juros ao negócio, provocando prejuízos que não faziam parte do planejamento orçamentário.
Em casos extremos, pode haver a paralisação das atividades da empresa perante a Receita Federal.
Tais aspectos mostram a importância de uma boa gestão financeira, tendo em vista que, os riscos apresentados podem acarretar em impactos expressivos na rotina empresarial, além de afetar o orçamento financeiro futuro.
Obrigações acessórias atribuídas ao Simples Nacional
Como citado acima, as obrigações acessórias podem sofrer variações entre um regime tributário e outro.
Da mesma forma que o Simples Nacional oferece uma alternativa simplificada de pagamento dos tributos, as obrigações acessórias atribuídas à esta modalidade, também são diferentes daquelas associadas ao Lucro Real e ao Presumido.
DAS
O Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS), é a principal obrigação do Simples Nacional, isso porque, ele reúne em uma só guia, o pagamento de todos os impostos de responsabilidade das empresas optantes por este regime.
Lembrando que, nas demais modalidades, o empreendedor precisa pagar separadamente cada um dos tributos, em datas e com valores distintos.
Contudo, apesar de ser mais prático, é necessário que o empresário consulte os requisitos atribuídos a ele, no sentido de averiguar se a empresa pode ou não se enquadrar nele.
DEFIS
A Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais (DEFIS), é a responsável por requerer informações básicas sobre as finanças e impostos de uma empresa.
Como as contribuições tributárias do Simples são unificadas em uma única guia, é preciso declarar o Imposto de Renda do empreendimento.
Deste modo, o DEFIS atua na maneira mais simplificada do IR exigindo dados básicos da empresa, bem como, os documentos de cada um dos sócios, e os respectivos percentuais de participação.
DIRF
A Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), tem o intuito de retornar os valores do empreendimento que, por sua vez, foram retidos na fonte.
Se a empresa possuir filiais espalhadas em diversas localidades e, alguma delas apresentar um valor referente ao DIRF, todos eles devem ser coletados e declarados pela matriz.
A multa pela não entrega desta obrigação, pode chegar a R$ 500,00.
eSocial
O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial), tem o intuito de reunir dados sobre os colaboradores da empresa.
Deste modo, o documento exige que o empreendimento forneça detalhes sobre a remuneração mensal, contribuições previdenciárias e, principalmente, sobre o FGTS.
Esta é uma alternativa que prevê a fiscalização das condições de trabalho e remuneração dos funcionários, além de simplificar a declaração do grupo de informações para o empreendimento.
DESTDA
A Declaração de Substituição Tributária, Diferencial de Alíquota e Antecipação (DESTDA), se trata de um documento que visa reunir uma série de informações sobre o negócio, iniciando pela distinção do Diferencial de Alíquota entre os Estados de destino e origem.
Além de dispor de informações correspondentes ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) do empreendimento, o DESTDA também tem cunho de auxílio ao Fundo de Combate à Pobreza.
Obrigações acessórias atribuídas ao Lucro Real
Enquanto o Simples Nacional tem todo um cuidado para promover celeridade em todos os aspectos, o regime do Lucro Real é um pouco mais complexo.
Isso porque, o pagamento de cada imposto deve ser efetuado separadamente e em datas diferentes.
Nesta modalidade, o valor é calculado mediante a receita anual bruta da empresa, podendo sofrer variações de um empreendimento para outro.
Livro Razão
Este documento é um complemento ao livro diário, realizado perante o mesmo padrão.
A diferença mínima é que pode ser considerado como um capítulo do anterior, responsável por apresentar o parâmetro geral das informações com maiores detalhes.
Livro Diário
Este se trata de um documento detalhado, contendo todos os registros referentes a operações de rotina da empresa, com base nas Normas Brasileiras de Contabilidade, responsáveis por oficializar o livro.
É preciso que os lançamentos diários sejam separados por meses, no intuito de facilitar a organização, requerendo também, a indexagem de demais documentos eletrônicos impressos que no final do livro diário.
Livro Caixa
O livro caixa é responsável por reunir somente os pagamentos e recebimentos da empresa, de uso exclusivo da equipe de contabilidade, atuando como uma ferramenta auxiliar ao fluxo de entrada e saída das finanças.
Contudo, já que ele representa uma informação que já está presente no livro diário, ele não é obrigatório para todas as empresas.
Livro de Registro de Entradas
Também de responsabilidade de empresas que comercializam algum tipo de produto, este documento serve para compilar dados referentes a compras de mercadorias e matérias-primas, bem como, detalhar informações sobre os fornecedores.
O livro de registro de entradas, é essencial para auxiliar a fiscalização de compras realizadas pela empresa, bem como, indicar o pagamento das alíquotas incidentes sobre cada produto.
Vale ressaltar que, ações como a contratação de serviços de transporte e comunicação equivalentes aos produtos também devem ser notificadas no documento.
Livro de Registro de Inventário
Este documento requer uma análise planejada, de modo que, na data definida, deve haver a junção de dados referentes aos produtos e matérias presentes do estoque da empresa.
É este livro que ajuda o empreendedor a acompanhar e organizar os números do estoque.
Em contrapartida, também proporciona informações relevantes sobre as compras e vendas do empreendimento, destacando o resultado das vendas mediante prazos distintos.
Livro de Registro de Duplicatas
Exclusivo das empresas do setor comercial, o livro de registro de duplicatas tem o intuito de catalogar todas as vendas que devem ser pagas dentro de um período igual ou superior a 30 dias.
O documento requer informações detalhadas sobre o comprador, bem como, modo de pagamento e alternativas para negociações e adiamento da data de recebimento, caso seja necessário.
A ferramenta é bastante utilizada por empreendimentos de grande porte para o controle das vendas, além de, também auxiliar na elaboração de um perfil de cada cliente.
Livro para Registro Permanente de Estoques
Este documento é essencial e obrigatório para as empresas que atuam mediante a comercialização de produtos, construção de imóveis e também, loteamento de terras que serão vendidas.
Portanto, os demais tipos de negócios estão dispensados da apresentação deste documento.
Em resumo, o livro indica quais produtos estão ou não presentes no estoque, no intuito de assegurar o montante correspondente aos produtos presentes no estoque.
Além disso, há especificações que podem otimizar a rotina tanto da equipe, quanto do empreendedor.
Livro de Movimentação de Combustíveis
Este documento é específico aos empreendimentos que revendem combustível.
O livro deve conter dados sobre as entradas e saídas do produto, bem como, a quantidade e valores, e o balanço diário do estoque no fim de cada expediente.
Esta obrigação equivale à contribuição do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), da mesma forma como, a maioria dos itens citados anteriormente.
Obrigações acessórias atribuídas ao Lucro Presumido
Semelhante ao regime tributário do Lucro Real, este modelo também obriga a contribuição individual de cada imposto.
A diferença está no formato do cálculo de cada uma, de modo que, neste caso, o valor é estabelecido pelo segmento em que a empresa atual, não caracterizando modificações posteriores.
DCTF
A Declaração de Débitos Tributários Federais (DCTF) é de competência da União.
É este documento que reúne os dados essenciais equivalentes aos tributos mais importantes devidos pelo Lucro Presumido, como o IPI, IRRF, CSLL e IRPJ.
Ele dispõe de informações detalhadas sobre os referidos impostos, bem como, o formato de contribuição de cada tributo.
DES
A Declaração Eletrônica de Serviços (DES), atua no formato de uma nota fiscal mensal direcionada às empresas prestadoras de serviços.
No geral, é este o documento responsável por declarar todos os serviços executados no decorrer do mês, apesar de ser obrigatório somente em algumas localidades, como em São Paulo.
Neste sentido, é importante verificar as regras do município em questão para saber se há ou não a obrigatoriedade da DES.
SPED Fiscal
Dispondo de algumas particularidades em comparação com as demais obrigações acessórias, o SPED Fiscal se trata de um sistema inteiramente digital responsável por organizar toda a documentação da empresa, sem que seja necessário realizar os arquivos físicos, otimizando tempo e espaço.
Outro meio de simplificar a gestão financeira é a adesão de um software específico para executar todo o procedimento.
Cabe destacar que a entrega desta obrigação deve acontecer anualmente, com base nas informações reunidas em cada um dos livros citados e, de acordo com as regras do Estado.
Contribuição EFD
Esta obrigação acessória está integrada ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), atribuída à declaração do PIS/Pasep e Cofins.
Ela também corresponde à contribuição previdenciária sobre a Receita Bruta direcionada às empresas que atuam perante a comercialização de produtos ou prestação de serviços.
A EFD ainda apresenta informações sobre o CNAE e o NCM da empresa.
GIA Estadual
A Guia de Informações e Apuração (GIA Estadual), corresponde ao cálculo do ICMS.
Portanto, apenas as empresas que possuem registro estadual devem entregar esta declaração, visando manter a atividade dentro da legalidade.
O processo é inteiramente eletrônico, e abrange tanto as transações estaduais quanto as interestaduais das empres empresas adeptas ao Lucro Presumido ou Real.
GIA – Substituição Tributária
Semelhante à alternativa anterior, a única diferença é que equivale ao ICMS-ST.
Deste modo, as declarações atribuídas a este documento, são aquelas que se integram ao regime de substituição tributária.
Ou seja, as empresas que atuam na comercialização de produtos se enquadram nesta alternativa.
LFE
O Livro Fiscal Eletrônico (LFE), se trata de uma obrigação acessória exclusiva das empresas situadas no Distrito Federal.
No geral, visa dispor de informações sobre os valores de ISS ou ICMS.
SISCOSERV
O Sistema Integrado de Comércio Exterior de Serviços, Intangíveis e de Outras Operações que Produzam Variações no Patrimônio (SISCOSERV), tem o intuito de registrar todas as informações correspondentes às importações e exportações de determinado estabelecimento.
Entretanto, é importante destacar que, a tarefa não se trata da transação de mercadorias, mas sim, de serviços.
Obrigações acessórias por atividade
As obrigações acessórias podem ser distribuídas de duas maneiras, pelo regime tributário e pela atividade exercida por cada empreendimento.
Deste modo, independentemente do regime adotado pela empresa, caso ela execute um serviço específico que caracterize na declaração de uma obrigação acessória exclusiva, ele deve se atentar ao prazo de entrega.
Existem duas obrigações acessórias ligadas diretamente à determinadas atividades profissionais, e não, ao regime tributário.
São elas:
DMED
A Declaração de Serviços Médicos (DMED), é um documento específico de profissionais da saúde, como médicos, psicólogos, dentistas, nutricionistas, entre outros.
Ele deve informar todos os valores recebidos pelo profissional mediante a prestação dos serviços dele.
Esta obrigação deve ser declarada independentemente do regime tributário adotado pela empresa.
DIMOB
A Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias (DIMOB), corresponde aos empreendimentos que atuam na venda e locação de imóveis.
Portanto, ao realizar a declaração, é preciso informar todas as vendas, aluguéis e transações realizadas pela empresa.
Cabe ressaltar que a entrega para a Receita Federal é anual.
Conclusão
É possível observar que, as obrigações acessórias se tratam de tarefas essenciais para manter o empreendimento em dia com o Fisco.
Por outro lado, elas também podem ajudar a organizar os dados da empresa e otimizar a rotina.
Além disso, cada regime tributário, bem como, determinados segmentos, possuem declarações distintas a serem entregues e que independem um do outro.
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Por Laura Alvarenga
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