Afinal, como funciona uma plataforma de assinaturas?

A adesão dos documentos digitais pelas pessoas e empresas tem crescido bastante nos últimos anos. A popularização dos meios digitais, em razão das inúmeras facilidades e vantagens que eles representam, tem impulsionado o movimento de ruptura com os processos tradicionais, baseados no uso do papel, autenticações mecânicas e atividades burocráticas, os quais acabam por consumir mais tempo e recursos, principalmente das empresas.

Por outro lado, com os avanços da tecnologia de Certificação Digital, cada vez mais o digital tem assumido o lugar do analógico. Hoje, por exemplo, operar como uma plataforma de assinaturas já é uma realidade.

Nesse ambiente, pessoas físicas e jurídicas podem assinar documentos digitais, firmar contratos e garantir a total validade jurídica dos seus atos, tudo de maneira remota, rápida e sem depender de documentos impressos, da presença física das partes em um mesmo recinto ou da autenticação de atos em cartório.

Nesse contexto, a Soluti, empresa pioneira e líder no mercado de Certificação Digital no Brasil, oferece a profissionais e empresas uma plataforma de assinaturas completa, que dá todo suporte na hora de assinar documentos e efetivar transações com Certificado Digital de forma simples e segura. Conheça um pouco mais dessa plataforma a seguir!

O que é uma plataforma de assinaturas?

A plataforma de assinaturas Soluti é o ambiente online em que o usuário poderá executar toda a gestão dos seus documentos digitais. Apoiada no uso da Assinatura Digital — a qual sempre conta com um Certificado Digital regulado pela ICP-Brasil — nela é possível assinar e transmitir documentos de forma fluida, segura e totalmente válida.

A plataforma centraliza as atividades relacionadas à assinatura de documentos digitais. Por meio dela, o usuário tem acesso, mediante fornecimento de credenciais, a um ambiente restrito e seguro, para gerir suas transações, documentos e outros processos que dependam da Assinatura Digital para serem validados.

Como funciona uma plataforma de assinaturas?

A plataforma de assinaturas Soluti tem um funcionamento bastante simples. No caso de pessoa física, para utilizá-la é preciso se autenticar e criar uma senha no primeiro acesso, para que seja identificado. Ao acessar um documento, alguns pontos de segurança são coletados, inclusive a geolocalização e o IP da máquina utilizada para assinar a documentação.

Na prática, não é necessário que a pessoa física seja um utilizador da plataforma, o que é preciso mesmo é que ela tenha uma senha pessoal, a qual será solicitada para assinar os documentos. Dessa forma, o que existe é um usuário único, que será utilizado para cadastrar o documento, criar e coletar assinaturas, receber de volta e arquivar — diferentemente do que ocorre no caso das empresas.

Como empresa, a plataforma de assinaturas Soluti permite a inclusão de diversos usuários abaixo da sua administração. Nesse caso, é possível enviar esses documentos, criar pastas e compartilhar com outros usuários que estejam abaixo da administração, o que facilita bastante no caso de você não precisar fazer o download dentro dessa plataforma e o envio por e-mail para algum outro sistema.

Dessa forma, dentro da empresa, é possível simplesmente criar uma pasta e compartilha-la com toda a documentação para outras pessoas abaixo da sua administração e que tenham registro dentro da plataforma.

Por que apostar em uma plataforma de assinaturas?

A utilização de uma plataforma de assinaturas, além de mais alinhada aos padrões atuais de transmissão e gestão de documentos, traz uma série de benefícios operacionais e estratégicos para o usuário.

Inicialmente, por exemplo, a plataforma simplifica a rotina de uma empresa ao dispensar, principalmente, idas ao cartório, já que a autenticação das operações é feita com o Certificado Digital emitido segundo os padrões ICP-Brasil, o que garante total validade jurídica — conforme determina a Medida Provisória 2.200.

Essa característica da plataforma de assinaturas traz também um benefício financeiro para o usuário, pois há uma redução na burocracia e no tempo de execução do processo de assinatura, eliminando custos com deslocamento, papel e taxas. Com o Certificado, por outro lado, o único custo é o de envio do documento pelo sistema da plataforma, o que reduz consideravelmente os custos para o usuário, especialmente quando há a necessidade de assinar muitos documentos diariamente.

O diferencial da plataforma de assinaturas dentro das empresas

Além do que foi dito — e que também se aplica às empresas —, existem outras questões que precisam ser mencionadas, como a da agilidade dos processos. Imagine, por exemplo, um centro de distribuição que esteja com uma carga de produtos em caminhões para poder sair, mas falta assinatura de um dos proprietários da empresa e dos diretores.

E se essas pessoas estão distantes, como proceder? Pode levar muito tempo recolher as assinaturas manuscritas dessas pessoas, o que prejudica a fluidez dos processos e a produtividade do negócio.

Nesse sentido, ao trabalhar com a Assinatura Digital na plataforma de assinaturas, é possível realiza-la de qualquer lugar, inclusive utilizando Certificado em nuvem — uma solução inovadora oferecida pela Soluti. No exemplo citado, todo o processo de liberação do transporte mediante assinatura dos responsáveis pode ser realizado remotamente, enviando a documentação de forma digital, sem embaraços e lentidão.

3 benefícios trazidos pela plataforma de assinaturas da Soluti

No dia a dia de empresas e de profissionais, a plataforma de assinaturas Soluti é capaz de agregar uma série de benefícios, tanto operacionais quanto estratégicos. A tecnologia envolvida nessa solução, por exemplo, pode trazer vantagens como as listadas adiante. Confira!

1. Economia de tempo

Em vez de perder tempo com a execução de expedientes manuais, baseados na comunicação por meio postal e que dependem do uso documentos impressos, o utilizador da plataforma de assinaturas pode migrar suas atividades para o meio online, se valendo de documentos em formato digital para firmar seus contratos e transações de maneira legal e com garantia de não repúdio.

Toda a transmissão desses documentos é feita digitalmente, o que economiza um tempo considerável, ao permitir, por exemplo, que pessoas em diferentes localidades assinem e enviem documentos rapidamente.

2. Economia de recursos

Muito mais econômico do que autenticar documentos mecanicamente, como em cartórios, com o Certificado Digital o usuário tem as mesmas garantias de um documento físico, mas no formato digital e sem custos adicionais.

Na prática, para empresas e profissionais que necessitam autenticar grandes volumes de documentos todos os dias, pagar taxas para cada autenticação é praticamente inviável. Nesse ponto, a plataforma de assinaturas é capaz de eliminar esses gastos, permitindo a Assinatura Digital, por meio do Certificado, por um valor fixo.

3. Validade jurídica incontestável

O modelo digital de documentos já é uma realidade. Por isso, não existem mais distinções, em termos de validade, entre um documento impresso e um documento digital. Hoje, com um Certificado Digital padrão ICP-Brasil, o usuário assina, envia e recebe documentos com total validade jurídica, sem qualquer risco de repúdio.

A legislação brasileira já autoriza o uso desse formato de documento e, inclusive, vem estimulando a sua adesão, dadas as suas vantagens e facilidades de manuseio, armazenamento e autenticação.

Por fim, como foi possível perceber, a plataforma de assinaturas Soluti traz mais praticidade e segurança ao usuário na hora de assinar e gerir documentos digitais. Nesse ponto, todo o diferencial Soluti foi colocado à disposição por meio de um ambiente online organizado, seguro e eficiente, o qual permite a profissionais e empresas tirar o máximo proveito do Certificado Digital.

Então, gostou deste artigo? Tem interesse em levar os diferenciais da plataforma de assinaturas para o seu negócio? Entre em contato conosco e saiba como garantir essa solução!

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