Empresas que usarem o DARF Avulso permanecem obrigadas a prestar as informações ao eSocial

As empresas que não conseguiram concluir o fechamento da folha do mês de agosto/2018 no eSocial, nem constituíram o crédito tributário na DCTFWeb, poderão efetuar o recolhimento das contribuições previdenciárias por meio de DARF Avulso, gerado no sistema SicalcWeb, conforme divulgado pela Receita Federal.

Embora o uso do DARF Avulso permita à empresa cumprir os prazos legais de pagamento das contribuições previdenciárias, ele não substitui o eSocial. Os empregadores permanecem obrigados a fechar a folha de pagamento, após prestarem todas as informações dos trabalhadores, nos prazos definidos no MOS – Manual de Orientação do eSocial.

Ao utilizar o DARF Avulso, o empregador deverá estar atento às seguintes situações:

  1. deverá primeiramente utilizar o evento S-1295 – Totalização para Pagamento em Contingência para a geração da DCTFWeb e do DARF numerado com os valores das contribuições calculadas até o recebimento deste evento;
  2. apenas as contribuições não incluídas nesta totalização para pagamento em contingência devem ser recolhidas por meio do DARF Avulso;
  3. feito o pagamento, o empregador deverá promover o envio das informações faltantes ao eSocial, com o fechamento da folha (evento S-1299);
  4. após o fechamento da folha no eSocial, deverá acessar a DCTFWeb e retificar a declaração para complementação da confissão da dívida, conforme procedimentos de ajuste do DARF Avulso ao DARF numerado por meio do sistema Sistad. Tais procedimentos serão disponibilizados em breve no Centro Virtual de Atendimento da Secretaria da Receita Federal do Brasil (e-CAC).

Fonte: www.eSocial.gov.br

Cristiano Ribas
Analista de Regras de Negócios
Exactus Software Ltda

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Em parceria com a Philips, apresentaremos soluções no Connect Day 2018

Integrado ao sistema Tasy Philips, o Certillion Cloud Saúde é uma solução que armazena Certificados do tipo A3 em HSM; oferece fator duplo de autenticação – tornando o sistema mais seguro –; e a praticidade de assinar documentos, laudos e prontuários de forma digital, por meio de um dispositivo móvel, sem complicação.

Entre os dias 23 e 24 de outubro, na Fecomercio, em São Paulo, participaremos do Philips Connect Day, evento que reúne executivos, organizações de saúde de todo o país e empresas parceiras que orbitam o universo da TI e de gestão em saúde, com o propósito de compartilhar experiências e boas práticas, promover o conhecimento e a atualização e conectar pessoas e informações.

Nesta edição, em parceria com a Vault ID apresentaremos o Certillion Cloud Saúde, desenvolvido com foco nos problemas apontados pelas instituições de saúde em relação ao uso do Certificado Digital para eliminação do prontuário físico. A tecnologia é a primeira solução do mercado com Certificado Digital A3 com validade de cinco anos (renováveis por mais cinco) e cobrança anual. As soluções antes apresentadas utilizavam certificados do tipo A1, válido por apenas um ano ou do tipo A3 com validade de três anos, que deixaram de ser atrativas pela curta validade e pela rotatividade (turnover) dos profissionais nas instituições de saúde.

“O hospital pagava por três anos e na maioria das vezes o profissional não permanecia este tempo na instituição. Os outros certificados operam através do chip do cartão ou de um token e smartcard, os quais precisamos carregar o tempo todo conosco para assinar digitalmente o documento. Aqui, ganha-se em segurança, pois o certificado fica na nuvem, e elimina-se a preocupação com danos físicos, roubos e perdas”, explica Júlio Mendes, Diretor Comercial da Soluti.

Segurança – Um dos principais benefícios do Certillion Cloud Saúde está no seu nível de segurança. Ele conta com um duplo fator de autenticação para comprovar que a pessoa por traz da assinatura digital é realmente quem diz ser – um primeiro no computador quando acessa o prontuário eletrônico e o segundo, via aplicativo, em que é feita a autenticação via código OTP para efetuar a assinatura digital. Com isso, o Certificado Digital pode ser utilizado apenas pelo seu titular, evitando assim que qualquer outra pessoa assine o documento em seu lugar. Há de se destacar também a questão da praticidade proporcionada pela plataforma já que todo este processo, até a etapa da assinatura digital, é feito de forma mobile – através do aplicativo Certillion ID, instalado no smartphone do usuário, totalmente offline.

“A tecnologia permite fazer a autenticação e usar o Certificado Digital, que é instalado em um HSM em nuvem e sincronizado no smartphone do profissional de saúde. Sendo um dispositivo que está sempre em mãos, possibilita maior facilidade e comodidade, além de segurança para o usuário”, diz Júlio.

Flexibilidade – O Certillion Cloud Saúde, que já é integrado ao Tasy Philips, permite que qualquer rede hospitalar consiga se plugar e ter acesso às assinaturas dos profissionais do seu corpo clínico, de modo que o médico não precisa mais ter um Certificado Digital para cada hospital que trabalha. O hospital consegue compartilhar o Certificado Digital daquele médico com todas as demais instituições de saúde em que ele trabalha.

Redução de custos – Com as soluções até então existentes neste mercado, os hospitais e laboratórios têm dois caminhos a seguir: a primeira, por meio da compra ou aluguel do HSM e de toda a infraestrutura por trás dele, com custos altos em torno de R$ 100 a R$ 200 mil, além da necessidade de adquirir um segundo HSM de contingência. E a segunda opção, para evitar um custo desse porte, usar Certificados tradicionais tipo A1 e A3 em mídias como Token e Smartcard. O problema deste segundo modelo é que ele custa ao hospital a aquisição de módulos de assinatura digital para integrar ao ERP, além de muito suporte aos diversos Drivers e DLLs para comunicação com o Certificado.

Palestra Soluti: Prontuário eletrônico 100% digital e a otimização dos processos com a certificação digital em nuvem.

Marcaremos presença na programação de palestras e painéis do Philips Connect Day com a participação do Dr. Renato Sabattini, biomédico e uma das maiores autoridades em tecnologia médica no Brasil. O especialista participa do bate-papo no dia 23 de outubro, a partir das 16h10, para falar sobre o tema: Prontuário eletrônico 100% digital e a otimização dos processos com a Certificação Digital em nuvem.

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Como fazer um contrato digital? Aprenda aqui!

Todas as empresas, independentemente da área de atuação e do tamanho, sempre precisam gerir uma enorme quantidade de contratos. E isso vai desde contratos de aluguel, internet, acordos firmados com clientes e fornecedores até os próprios contratos com funcionários e terceirizados. Atualmente, com as inovações tecnológicas, o contrato digital vem para facilitar todo esse trabalho.

Até pouco tempo, a única saída era trabalhar com arquivos físicos e com assinaturas reconhecidas em cartórios, ou seja, muito papel e custos altíssimos. Mas a transformação digital veio para melhorar significativamente a maneira como elaboramos, assinamos e inserimos segurança jurídica aos documentos relevantes.

Você já tinha ouvido falar sobre o contrato digital? Sabe quais são os seus benefícios? É isso que abordaremos neste post, além de apresentar a você um passo a passo de como fazer um contrato digital. Boa leitura!

O que é um contrato digital?

Em poucas palavras, podemos resumir o contrato digital como a formalização de um acordo entre duas ou mais partes. Dessa forma, os envolvidos precisam conhecer os seus termos e concordar com eles. O contrato digital segue o mesmo modelo e princípio do contrato tradicional, no entanto, é feito a partir de um meio digital.

Para que o arquivo ganhe validade jurídica, é necessário que passe por um processo diferenciado: a assinatura digital. Então, ele pode ser utilizado na compra de produtos, em acordos de contratação de serviço, em certificações, e-mails, prontuários médicos, entre outras situações.

Quais as vantagens de usar o contrato digital?

O contrato digital não só faz parte do dia a dia de inúmeras empresas ao redor do mundo como a tendência é que o seu isso permaneça se popularizando. Citamos a seguir algumas das principais vantagens da sua adoção.

Segurança

Tanto a assinatura digital quanto a eletrônica possuem recursos extremamente confiáveis para provar a autenticidade de documentos, não deixando brechas legais para a sua contestação.

Sem contar que os próprios recursos utilizados em tais procedimentos (como a comprovação biométrica e a exigência de senhas) evitam que os arquivos sejam acessados ou modificados por terceiros, ajudando na privacidade de documentos sensíveis.

Mobilidade

Armazenar e fazer o compartilhamento de um contrato digital é bem mais prático do que ter que lidar com várias laudas de papel. Leves para qualquer celular, computador ou tablet, os arquivos podem ser enviados por diferentes meios de maneira bem fácil, como o correio digital ou por meio de servidores baseados na nuvem.

Lembrando que a cloud computing permite o acessos das partes a qualquer documento, seja em DOC, PDF ou XLS, por exemplo. Ou seja, tudo feito via internet.

Custo

Será que a sua empresa já fez as contas para saber o quanto gasta com a compra de tinta para impressoras, manutenção e papel? Isso sem falar no deslocamento para fazer o envio de documentos físicos, com o pagamento de despachantes, por exemplo.

Com o contrato digital, tais custos simplesmente deixam de existir. Além disso, deixa de ser necessário contar com um grande arquivo físico, o que resulta em economia de espaço e de despesas regulares para a correta preservação dos documentos em papel.

Qual é o passo a passo para fazer um contrato digital?

Quer saber como fazer com contrato digital de excelência, com mais agilidade e contendo os elementos de proteção jurídica de cada envolvido? Continue a leitura!

Identifique as partes envolvidas

O contrato de prestação de serviços tem caráter residual e está previsto no Novo Código Civil. Ou seja, apenas vai controlar os objetos jurídicos que não sejam o centro de leis especiais (casos de relações de consumo e dos contratos trabalhistas).

Dessa maneira, a empresa precisa se preocupar com aspectos personalíssimos do contrato digital, dos quais a identificação correta é primordial:

  • quem contrata — tomador, locatário ou contratante;
  • quem é contratado — prestador de serviço, locador ou contratado.

Defina detalhadamente o objeto do contrato

Você vai prestar serviços de criação de softwares? De monitoramento de redes? Administração de imóveis? Pois bem, os detalhes do projeto de prestação de serviços precisam constar em alto nível de detalhamento, a fim de evitar mal-entendidos.

Especifique todos os valores envolvidos e inclua cláusulas de reajustes

Quando for o caso de prestação onerosa, todos os valores, assim como a periodicidade de pagamento, precisam ser inseridos no contrato. Índices que vão nortear os seus limites e reajustes também não podem ser esquecidos.

Descreva minuciosamente as obrigações e direitos de cada uma das partes

Aqui não estamos falando sobre descrever o objeto do contrato, e sim de explicitar quais são os deveres e direitos que cercam ambas as partes na relação jurídica:

  • obrigação do prestador — o dever fundamental do prestador é o de fazer, com excelência, o serviço que assumiu, no tempo, no local e dentro das especificações acordadas, sempre sob fiscalização do tomador;
  • obrigações do tomador — o dever do tomador é o de remunerar o serviço levando em consideração o que foi definido no contrato.

Defina, se possível, instrumentos de medição de desempenho

Prever indicadores de desempenho para comprovar o ótimo cumprimento do contrato é fundamental para ambas as partes. Para aqueles que trabalham com TI, por exemplo, o SLA (Service Level Agreement, ou em português, Acordo de Nível de Serviço) é excelente para cumprir essa função.

Ainda que geralmente o SLA seja elaborado como um documento à parte, nada vai impedir de descrever no próprio contrato todos os objetivos de nível de serviço, que incluem velocidade e disponibilidade do processamento das transações. Tudo vai ser mensurado por índices e todos eles precisam ser descritos em contrato.

Estabeleça o tempo de contrato e as cláusulas de cancelamento/alteração

Considerando o que afirma o Novo Código Civil, o prazo de duração do contrato não pode ultrapassar quatro anos.

Vale lembrar, ainda, que é importante não se esquecer da previsão de sansões em caso de descumprimento. As multas ou então a extinção unilateral do contrato podem ser algumas das sanções nesse caso.

Como proceder à sua assinatura digital?

Após ter seguido todos os passos citados, é o momento de transformar o seu contrato em um documento digital para que a assinatura possa ser feita. Afinal, como fazer um contrato digital?

Não há segredo, pois, a partir de uma plataforma de assinatura digital, você vai gerar um documento, acionar aqueles que precisa assinar e inserir marcações (visando deixar claro onde serão feitas as assinaturas). Simples, não é mesmo? É a tecnologia ajudando sua empresa a fechar contratos com maior rapidez. Se ficou interessado, um ótimo exemplo é o Assine Online, da Soluti, voltado exatamente para a assinatura compartilhada de contratos digitais.

Ao contrário do que muitos imaginam, essas assinaturas criadas por plataformas especializadas são permitidas por lei e os seus documentos contam com um nível de segurança bancária (criptografia de alto impacto).

Como você percebeu, o contrato digital é uma tecnologia que vai mudar a forma como os seus negócios são feitos. A rapidez e a praticidade dessa alternativa fará com que os projetos da sua empresa possam ser iniciados mais rapidamente, reduzindo custos e facilitando os processos.

E aí, gostou deste texto? Ficou alguma dúvida sobre o contrato digital? Então, compartilhe conosco e com os demais leitores o seu comentário!

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Descubra como nos tornamos a 2ª maior Certificadora do Brasil, em apenas 10 anos.

A SOLUTI iniciou suas atividades em outubro de 2007, no Estado de Goiás.

Nesta data, o seu idealizador, Cássio Vieira de Sousa, convidou seus irmãos, Flávia Dias e Vinícius Sousa, e sua mãe Jane Angélica Vieira Sousa, para fundarem a empresa. Todos têm uma capacidade empreendedora muito forte e identificaram no mercado um potencial muito grande.

Neste momento, o objetivo da empresa era suprir a demanda por serviços técnicos na área de Certificação Digital, uma vez que existia uma demanda crescente para este serviço e a oferta não atendia.

A empresa entrou em operação, efetivamente, em abril de 2008 atuando como revendedora de mídias para Certificados Digitais e, também, como prestadora de serviços de consultoria técnica em Certificação Digital.

Neste momento, começava a obrigatoriedade de emissão da nota fiscal eletrônica para as micro e pequenas empresas e a SOLUTI oferecia o conhecimento necessário para a emissão destes documentos fiscais, além de instalação e configuração do sistema gratuito desenvolvido pela Sefaz-SP (Secretaria da Fazenda de SP).

Aproveitando mais uma lacuna do mercado, a empresa desenvolveu e iniciou a oferta de serviços de consultoria especializada para implementação das regras do Simples Nacional para atender as Prefeituras.

Em decorrência de sua atuação no mercado de Certificação Digital cada vez mais forte, os acionistas perceberam a necessidade premente de integrar-se à Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) que é uma cadeia hierárquica e de confiança que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação do titular do certificado.

No Brasil, o modelo adotado foi o de certificação com raiz única, sendo que o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação – ITI além de desempenhar o papel de Autoridade Certificadora Raiz (AC-Raiz), também tem o papel de credenciar e descredenciar os demais participantes da cadeia, supervisionar e fazer auditoria dos processos.

Em resumo, esse movimento consistiu em credenciar a SOLUTI como uma Autoridade de Registro (AR) subordinada a uma Autoridade Certificadora (AC).

A Autoridade Certificadora (AC) é a entidade subordinada à hierarquia da ICP- ­Brasil, responsável por emitir, distribuir, renovar, revogar e gerenciar certificados digitais. Desempenha como função essencial a responsabilidade de verificar se o titular do certificado possui a chave privada que corresponde à chave pública que faz parte do certificado, cria e assina digitalmente o certificado do assinante, onde o certificado emitido pela AC  e representa a declaração da identidade do titular, que possui um par único de chaves (pública/privada).

A Autoridade de Registro (AR) é uma entidade responsável pela interface entre o usuário e a Autoridade Certificadora (AC). Tem por objetivo o recebimento, validação, encaminhamento de solicitações de emissão ou revogação de certificados digitais às AC e identificação, de forma presencial, de seus solicitantes.

Em 2009, com o crescimento da empresa e do mercado, outros serviços foram acrescidos ao portfólio da empresa, tais como: consultoria para empresas de segurança privada, capacitando-as para operar o sistema desenvolvido pela Polícia Federal para a Gestão Eletrônica de Segurança Privada (GESP) e a consultoria para advogados realizarem o peticionamento eletrônico nos diversos tribunais que estavam implantando seus sistemas de processos digitais.

Como parte de sua estratégia de obter mais visibilidade do público-alvo, a SOLUTI transferiu seu escritório para o bairro Setor Universitário, em Goiânia, localizado em frente à Junta Comercial de Goiás.  A localização comercial estratégica deu muito resultado e trouxe bastante visibilidade para a marca SOLUTI.

Em dezembro de 2009, a SOLUTI obteve seu credenciamento como AR, vinculando-se à AC-Serpro. Foi a primeira AR privada, credenciada pelo Serpro no Centro-Oeste.

As pesquisas de campo demonstraram que os clientes precisavam de uma experiência personalizada quando adquiriam os certificados, pois muitas vezes não sabiam o que estavam comprando. Por conta disso, o processo de atendimento da SOLUTI foi estruturado para fazer a entrega dos certificados de forma segura, mas simples e descomplicada. Isto fez com que a SOLUTI ganhasse a simpatia de grande parte do público, proporcionando uma rápida expansão dos negócios, primeiro para outras cidades goianas e depois para outros estados do país.

Mais uma vez a visão empreendedora dos fundadores vislumbrou uma oportunidade estratégica de expansão dos negócios que era a possibilidade de transformar a SOLUTI em uma “fábrica” de Certificados Digitais, mas para isso era necessário credenciá-la como Autoridade Certificadora de Primeiro Nível.

Em dezembro de 2010, a SOLUTI iniciou o processo junto ao ITI para se credenciar como uma AC de 1º Nível. E, ao mesmo tempo, seguindo seu plano estratégico, iniciou o processo para estruturar-se como uma empresa de tecnologia da informação e desenvolvimento de soluções corporativas com uso de Certificação Digital de forma a ter uma oferta mais completa para os seus clientes.

A empresa avançou na sua estruturação e promoveu a abertura de 8 canais comerciais para revenda de Certificados Digitais e equipamentos, transferindo conhecimento, mas mantendo o mesmo padrão de atendimento na prestação de serviço aos seus clientes goianos.

Em fevereiro de 2011, apesar da morte prematura do seu co-fundador, Cassio Vieira de Sousa, em um acidente automobilístico, a empresa manteve o plano estratégico de longo prazo já traçado.

Nos anos de 2010 e 2011 foi constituída uma equipe interna de pesquisa e desenvolvimento encarregada de compreender os requisitos e projetar as soluções que atendessem às rígidas exigências da ICP-Brasil.

Em 2012, a empresa investiu, fortemente, para criar a infraestrutura necessária para suportar os processos exigidos para a auditoria de certificação do ITI. No mês de janeiro deste ano iniciou a construção de duas salas cofre, a principal no Rio de Janeiro e a backup em São Paulo. Essas estruturas são necessárias para abrigar os servidores que cuidam da autenticação dos Certificados Digitais. As obras foram concluídas em junho deste mesmo ano, quando se formou uma equipe técnica para a construção dos sistemas de controle, liberação e dos próprios Certificados Digitais.

Em março de 2012, a SOLUTI submeteu seu pedido de credenciamento como AC ao ITI, e no mês de setembro do mesmo ano foi credenciada como a 11ª Autoridade Certificadora de 1º Nível, sendo a primeira Autoridade Certificadora privada com capital integralmente nacional e constituída fora do estado de São Paulo.

Logo após o seu credenciamento, a empresa começou a comercializar, através de sua rede de Autoridades de Registro (AR) o Certificado Digital AC SOLUTI, o primeiro produto da empresa nessa nova fase.

Uma vez que a estrutura física estava implementada, iniciou-se a etapa seguinte do plano estratégico de longo prazo que era a profissionalização da sua gestão. Juntamente com este novo passo foram implementados os processos, com base na metodologia BPMN (Business Process Model and Notation) e um programa de canais para fortalecer o crescimento almejado pelo plano estratégico em curso.

No primeiro semestre de 2012, os acionistas selecionaram e contrataram um profissional para ocupar o cargo de presidente executivo da empresa e foi criado um Conselho de Administração para acolher os acionistas, que se afastaram da gestão operacional e se voltaram para o plano de expansão global dos negócios. O executivo contratado teve como missão principal o alinhamento e implementação do plano estratégico traçado pelos acionistas ao plano de negócios para o período 2012-2017.

Em 2013, a empresa superou a marca de 100 mil Certificados Digitais emitidos para um público de 85 mil clientes, entre pessoas físicas e jurídicas, públicas e privadas. Também nesse ano, a área de PD&I percebeu uma demanda emergente no mercado de Certificação Digital, a possibilidade de manter o Certificado Digital sempre à mão, com o uso de dispositivos móveis.

A SOLUTI selecionou 5 empresas para aquisição de forma a complementar o desenvolvimento desta solução. A e-SEC foi escolhida por ser uma empresa desenvolvedora de software, especializada na construção de soluções de Certificação Digital e que atendia aos requisitos técnicos. Em dezembro de 2013 foi feita a integração definitiva da SOLUTI no capital da e-SEC, o que propiciou a finalização do desenvolvimento do projeto em que tivemos o primeiro Certificado Digital que pode ser utilizado em celulares de segunda geração, smartphones e tablets. Atualmente, os certificados modelos A1 (armazenados nos dispositivos) estão sendo amplamente comercializados no mercado.

Em 2013, foi um ano de muitas realizações para SOLUTI. Promoveu a comercialização dos certificados SSL (Secure Socket Layer) através de uma parceria internacional com a GlobalSign. Neste mesmo ano, iniciou do processo junto ao ITI para seu credenciamento como Autoridade Certificadora do Tempo (ACT), a autoridade na qual os usuários de serviços de carimbo do tempo (isto é, os subscritores e as terceiras partes) confiam para emitir carimbos do tempo. E, iniciou o desenvolvimento de uma plataforma para suportar a emissão de Certificados de Atributo e os estudos para a adoção de um novo processo de criptografia de dados, baseado em curvas elípticas, que são mais rápidas e usam chaves mais curtas, por isso mais adequadas para uso em aplicações para dispositivos móveis.

Em 2014 e 2015, foi um ano de amadurecimento da rede e de crescimento acelerado da capilaridade em todo Brasil.

Em abril de 2016, a SOLUTI inaugurou sua nova sede em Goiânia, um espaço moderno e aconchegante, com uma estrutura ampla nos 19º e 20º andar do Edifício New York, situado na av. 136, setor sul.

Ainda neste ano, com o crescimento significativo das vendas de SSL a SOLUTI se torna a primeira AC brasileira de SSL na hierarquia internacional da Globalsign e auditada pela WebTrust.

O ano de 2017 para a SOLUTI foi de muitas metas alcançadas e mudanças estratégicas para a empresa e para o mercado de Certificação Digital. Destacamos dois fatores:

  • A compra da área de negócios de certificação digital da empresa americana DocYouSign que fortaleceu o crescimento alcançado neste ano e o estabelecimento no mercado de SP;
  • E, a primeira colocação em emissão de certificados digitais no mês de dezembro dentro deste segmento. Este feito foi de muita importância uma vez que obteve esta colocação ante outras empresas de maior porte e mais conhecidas no mercado.

Este último resultado representou um marco importantíssimo para SOLUTI que vem apresentando um crescimento constante e consistente.

A primeira fase do plano estratégico da SOLUTI foi implementada e finalizada em 2017.

Em 2018, a empresa volta a ser comandada por um dos seus fundadores, Vinícius Souza com o objetivo de impulsionar a 2ª fase deste plano estratégico baseado no desenvolvimento de novas soluções e expansão do mercado, dar mais flexibilidade e revitalizar as raízes da cultura e DNA da empresa.

A SOLUTI ao longo de sua trajetória, se tornou uma empresa reconhecida por importantes prêmios em diversos anos repetidamente, inclusive em 2018, tais como o GPTW (Great Place to Work) figurando no ranking das melhores empresas para se trabalhar, as Pequenas e Médias Empresas que mais crescem no Brasil com o prêmio da Deloitte e Revista Exame, e foi eleita a empresa que mais cresce na região Norte e Centro-Oeste.

A empresa se diferencia do modelo de negócios tradicional do segmento de Certificação Digital e está desenvolvendo soluções que priorizam a conectividade, mobilidade e a identificação digital das pessoas, das empresas e das coisas com o uso da certificação digital.

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Melhorias Maxximum Contabilidade

Na convenção de 2018 foram apresentados as implementações previstas para o ano no sistema Maxximum de Contabilidade. Para versão 3.06 ( 10/2018) está previsto a liberação das seguintes melhorias:

– Relatórios – Conversão para linguagem Visual Basic – VB

Razão

Sequência de Relatórios

Saldos

Previsão e Demonstração Orçamentária

Análise Retrospectiva

Análise Retrospectiva – Cl.6

Resumo – Cl.6

Síntese de Resultados – Cl.6

Demonstração do Resultado

Demonstração dos Fluxos de Caixa

Balancete

Plano de Contas

Termos Abertura/Encerramento

Balanço Patrimonial

Contas de Compensação

Demonstração de LucrosPrejuízos Acumulados

Diário

Análise Econômico/Financeira

Demonstração das Mutações do Patrimônio Líquido

Demonstração do Valor Adicionado

Demonstração do Resultado Abrangente

Demonstração das Origens e Aplicações de Recursos

Cadastro de Nota Explicativa

Síntese de Resultado – Cl 9

Livro Caixa/Banco

Listagem de Lançamentos

Livro Caixa

– Diferimento

Processo convertido para a linguagem Visual Basic – VB.

A partir desta versão, as informações para a execução do processo deverá ser efetuado na tela do processo.

– ECD – Geração Registros J100 e J150 – Trimestrais + Anual

Quando houver encerramentos parciais o usuário poderá optar para a geração dos registros de forma trimestrais e anual.

– ECD – DLPA

Opção para gerar o registro referente a DLPA de forma automática, sem a necessidade de alteração do plano de contas e lançamentos.

– Conciliação Bancária

Cadastros e processos convertidos para a linguagem Visual Basic.

Foram implementadas algumas novidades, tais como:

– lançamentos já conciliados será demonstrado em uma aba em separado dos não conciliados;

– na aba dos lançamentos não conciliados, a opção de excluir dos lançamentos contábeis gerados;

– demonstração dos totais selecionados dos lançamentos do extrato e contábeis, e também caso tenha a diferença;

– botão para alteração do lançamento contábil;

– botão para busca de todos lançamentos conciliados.

– ExportaçãoImportação de Lançamentos

– exportação dos lançamentos no novo leiaute 4. O campo histórico será gerado em única uma linha.

– menu de importação leiaute Exactus foi unificado para importar arquivos dos sistemas Folha, Escrita, Controle, Contábil e Outros. O usuário deverá selecionar o sistema e o sistema montara o caminho e o nome do arquivo a ser importado.

– Conciliação Contábil

– na seleção de um lançamento, o valor do campo Total Selecionado será atualizado automaticamente. Foi retirado o botão Total Selecionado.

Valdeci Alves
Analista de Negócios Sistemas Maxximum e Tratactus
Exactus Software Ltda

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O guia sobre a assinatura digital: tudo o que você precisa saber!

29Num ambiente cada vez mais tecnológico e conectado, há uma tendência para que as transações feitas em papel sejam eliminadas. Para isso, é necessário adotar novas soluções para a gestão de documentos e elaboração de contratos, bem como sua formalização. Entre essas opções, está a assinatura digital.

Considerada uma das mais importantes mudanças no processo de formalização de acordos, a assinatura digital é uma ferramenta que garante mais agilidade e segurança para empresas que desejam otimizar esses processos e se tornar cada vez mais digitais, seguindo as tendências do mercado.

Apesar de comum, e até mesmo obrigatória em alguns casos, muitos empreendedores desconhecem a existência dessa ferramenta, seus benefícios e como fazer para se adequar e passar a usá-la em sua empresa.

Pensando nisso, colocamos neste post as principais informações sobre a assinatura digital, desde sua definição e benefícios, até como adquirir uma para o seu negócio. Leia até o final para conferir!

1. O que é assinatura digital?

A assinatura digital é uma forma de assinar um documento de forma eletrônica. Ela é feita por meio de uma tecnologia de criptografia que vincula um certificado digital do assinante ao documento a ser assinado. Esse processo possui total validade jurídica, equivalente a uma assinatura de próprio punho.

Sua adoção é feita por empresas para eliminar o processo manual de recolhimento de assinaturas, reconhecimento de firma, despacho físico de documentos e para otimizar a gestão de documentos. Como resultado, há redução de custos, simplificação de processos, aumento da segurança e agilização na formalização e documentos.

Seu uso pode ser feito em diversos tipos de documentos eletrônicos. Entre elas estão: contratos, laudos, certificados, e-mails, procurações, imagens, petições, balanços, resultados de exames, formulários web, prontuários médicos, mandatos, declarações, arquivos eletrônicos transferidos entre empresas (EDI), relatórios e propostas com diferentes fins. Assim, o custo com emissão, armazenamento e descarte de todos esses itens é eliminado ou reduzido.

A assinatura digital apresenta admissibilidade e validade legal, ambas garantidas pelo artigo 10 da MP nº 2.200-2 que institui a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras — ICP-Brasil. Dessa forma, a presunção de veracidade jurídica é conferida aos signatários nas declarações de documentos em formato eletrônico.

1. 1 Conheça a história de como ela surgiu e foi legalizada

Mundialmente, a assinatura digital surgiu em meados das décadas de 1970 e 1980. No Brasil, como falamos, seu uso foi oficializado pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras — ICP-Brasil. No artigo 1, é estabelecida a seguinte norma:

Art. 1º. Fica instituída a Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira — ICP-Brasil, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras.

Por meio dessa norma, documentos assinados de forma digital apresentam a mesma validade jurídica que uma assinatura feita a próprio punho, desde que o certificado utilizado para sua execução tenha sido emitido pela ICP-Brasil.

Caso sejam usados certificados não emitidos pela ICP-Brasil, a MP 2.200-2 prevê a possibilidade de se basear em meios alternativos de comprovação de autoria e integridade desses documentos, desde que as partes envolvidas aceitem a certificação digital utilizada para sua assinatura.

Dessa forma, desde sua criação e validação no Brasil, a ICP-Brasil é considerada a autoridade oficial para a emissão de certificados que viabilizam o usa da assinatura digital em documentos eletrônicos, garantindo sua validade legal.

Entretanto, nada impede que as empresas se utilizem de outros meios de certificação, como de outros locais do mundo, quando as transações são internacionais. Estados Unidos, União Europeia, Inglaterra e outros países apresentam suas próprias regulamentações para a prática.

Por fim, é importante ressaltar que, desde janeiro de 2017, a assinatura digital de alguns documentos passou a ser obrigatória para certas empresas, variando conforme o número de funcionários. O certificado necessário varia de acordo com a necessidade da empresa, como emissão de nota fiscal eletrônica, entrega da RAIS, assinatura ECD ou Registro no Caged.

1. 2 Veja quais são suas características

Uma assinatura digital válida, que conta com um certificado digital emitido pela ICP-Brasil, apresenta as seguintes características:

  • integridade — alterações realizadas no documento assinado faz com que a assinatura seja invalidada, garantindo sua inalterabilidade;
  • autenticidade — somente o autor da assinatura digital consegue aplicá-la num documento eletrônico. Ele é o único com acesso à sua chave privada para cifrar esses arquivos;
  • não-repúdio ou irretratabilidade — ao assinar um documento de forma digital não há formas de negar sua autenticidade.

2. Qual a função da assinatura digital?

De forma geral, a assinatura digital apresenta três funções importantes para qualquer empresa. A primeira é otimizar os processos internos, acompanhando tendências do mercado que reduzem os custos e aumentam a eficiência da operação, nesse caso, as que envolvem emissão, armazenamento e gestão de contratos e documentos assinados.

A segunda função é garantir a segurança na troca de documentos eletrônicos que necessitam de assinatura, como contratos e acordos entre duas ou mais organizações. Quando feitos de forma manual, além de levar mais tempo, os riscos de fraudes e problemas como furto e uso indevido de documentos, informações e da própria assinatura são maiores, colocando os envolvidos em situações arriscadas.

Por fim, a assinatura digital tem como função garantir a legalidade e veracidade jurídica dessas operações. Isso é importante para assegurar às partes que o processo é válido e incentivado pelo próprio governo brasileiro.

2. 1 Entenda por que ela é tão importante

A adoção da assinatura digital é muito importante para empresas que desejam seguir as tendências do mercado, otimizando seus processos internos e aproveitando os benefícios que a prática proporciona.

Além disso, os riscos que envolvem a exposição de informações e dados importantes são reduzidos com a prática. Isso é muito importante num país onde 1,96 milhões de tentativas de fraudes foram realizadas no último ano e em que a estimativa de perda das empresas por essa mesma causa é de U$ 174 mil dólares no ano.

Por fim, optar por manter a assinatura de documentos de forma manual significa impedir a digitalização do setor jurídico, responsável por fazer a gestão desses arquivos. Dessa forma, a área não consegue se modernizar, reduzir custos, eliminar a necessidade de impressão e criar um workflow funcional para toda a empresa.

Como resultado, processos que precisam ser feitos com urgência são impedidos e, muitas vezes, a empresa acaba perdendo oportunidade e acordos importantes. Tudo isso leva o negócio a um cenário com menor poder de competição e lucratividade.​

3. Quais as vantagens de usar a assinatura digital?

O uso da assinatura digital garante às empresas diversos benefícios e vantagens. A seguir, explicamos alguns deles.

3.1 Redução significativa de custos

Como falamos, o uso da assinatura digital ajuda na redução de custos da empresa. Isso acontece porque a tecnologia permite que o processo de gestão de documentos seja feito totalmente de forma digital, ou seja, não há a necessidade de emissão desses arquivos, eliminando gastos com papel, toners, cartuchos, grampos e todos os materiais de arquivamento físico — como pastas, envelopes, etiquetas e caixas.

Os gastos para compra e manutenção de impressoras também é reduzido, bem como o valor de energia consumido por impressões e escaneamentos. O uso de motoboys ou serviços de movimentação de documentos físicos também deixa de ser necessário.

Por fim, o processo otimizado elimina etapas que ​não são mais necessárias na emissão e gestão dos documentos. Dessa forma, os profissionais que antes tinham que lidar com essas atividades podem ser usados de forma mais lucrativa para o negócio.

3.2 Compromisso com a sustentabilidade

Não é novidade que há uma tendência global pelo consumo sustentável e, cada vez mais, consumidores valorizam as empresas que adotam medidas que preservam o ambiente.

A assinatura digital é uma dessas práticas e ajuda a empresa a criar essa imagem valorizada no mercado.

3.3 Aumento da segurança da informação

A tecnologia usada para validar e emitir as assinaturas digitais foi criada com as melhores formas de proteção, garantindo a integridade e confiabilidade dos dados. Além disso, a gestão de documentos feita de forma digital também evita possíveis perdas da informação, causadas por danificação do arquivo físico, sendo considerada uma opção muito mais segura para as empresas.

3.4 Agilidade e mobilidade para o processo

Normalmente, quando duas partes que não estão na mesma localidade precisam firmar um contrato, o tempo necessário para isso é enorme, bem como os custos de transporte do documento.

Ao adotar a assinatura digital, não importa o local em que está cada parte: basta ter acesso à internet que o processo pode ser feito em alguns cliques. Dessa forma, todo o trâmite passa a ser mais ágil e eficiente.

3.5 Melhorias na gestão de dados

Como falamos, a assinatura digital permite que a empresa passe a fazer a gestão de documentos de forma digital. Isso significa que os documentos e informações da empresa são armazenados e centralizados num ambiente digital, facilitando sua gestão.

Essas soluções permitem que os dados sejam catalogados e organizados em categorias. Além disso, normalmente oferecem sistemas de busca que facilitam a identificação de um item, mesmo que antigo.

Aumento da produtividade

Por fim, com processos otimizados e uma gestão mais eficiente, a empresa garante o aumento da produtividade de sua equipe, facilitando suas atividades e entregas. O tempo médio para emissão, controle, envio e consulta de documentos é reduzido, permitindo que os colaboradores gastem seu tempo com questões mais importantes do negócio.

4. Qual a diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica?

Um erro comum de quem está buscando informações sobre a assinatura digital é confundir o termo com a assinatura eletrônica. Apesar de similares em nome, as duas não são a mesma coisa e não são usadas com o mesmo fim. Por isso, é importante saber as diferenças entre elas. Acompanhe!

4.1 Assinatura eletrônica

Primeiro, é preciso entender que a assinatura digital é um gênero e a digital é uma espécie. Para ficar mais claro, a assinatura eletrônica diz respeito a um termo amplo, ou seja, engloba todas as possibilidades de validação de documentos eletrônicos.

Dessa forma, a assinatura digital é também uma assinatura eletrônica, mas nem toda assinatura eletrônica é digital. Existem outros formatos para validação eletrônica, entre eles, estão:

  • senhas bancárias para aplicativos e web;
  • token;
  • SMS;
  • usuário e senha;
  • código de validação;
  • assinatura digitalizada;
  • aceite digital;
  • assinatura digital.

O uso das assinaturas eletrônicas é muito variado. Elas apresentam valor jurídico e podem ser usadas em contratos de seguro, aluguel, planos de saúde, acordos de compra e venda, assinatura de serviços, formulários de RH, operações bancárias, entre outras possibilidades.

Todos os modelos e opções oferecem os benefícios de agilidade de processos e garantem a integridade e autenticidade das informações. Entretanto, elas se diferenciam em segurança e complexidade.

Por exemplo, as senhas são muito utilizadas em processos bancários e para acessar documentos e arquivos digitais. Elas apresentam facilidade de memorização, não são complexas e, normalmente, são usadas para diversos acessos, o que as tornam suscetíveis a fraudes.

Mesmo assim, são menos arriscadas que as assinaturas digitalizadas, uma vez que estas são meras representações gráficas da versão feita a próprio punho e, portanto, podem facilmente ser reproduzidas e usadas sem autorização por terceiros.

Já a espécie aceite digital apresenta maior segurança para seus usuários, ao mesmo tempo que é mais complexa para uso. Basicamente, essa opção funciona com a ação de “clicar para aceitar” as condições e termos de um acordo proposto. Empresas que trabalham com serviços digitais, como aplicativos e plataformas SaaS, normalmente apresentam essa validação no momento do cadastro dos usuários.

4.2 Assinatura digital

Agora, vamos entender um pouco mais sobre a assinatura digital, considerando as informações apresentadas sobre as assinaturas eletrônicas. Essa opção de validação de documentos é considerada a mais segura entre as opções.

Isso porque ela se baseia em operações matemáticas e algoritmos criptográficos para fazer sua validação. De forma prática, são criadas duas chaves para o proprietário da assinatura:

  • chave privada — baseada num conjunto de códigos criptografados, acessado apenas pelo subscritor para codificar e identificar sua autoria em arquivos eletrônicos;
  • chave pública — derivada da chave privada para conferir a validade da assinatura criada.

As codificações apresentadas em cada assinatura feita pelo proprietário são diferentes e qualquer tentativa de alterar o documento assinado, mesmo que seja a inclusão de uma vírgula ou de espaço entre palavras, invalida a assinatura automaticamente. Isso garante a total segurança e confiabilidade do processo.

Por fim, essa opção de assinatura eletrônica não pode ser usada deliberadamente por qualquer pessoa, como as outras. É obrigatória a aquisição de um certificado digital, emitido pela ICP-Brasil.

5. Como fazer uma assinatura digital?

O primeiro passo para se ter uma assinatura digital é fazer aquisição de um certificado digital próprio. Esse documento representa a identidade eletrônica do indivíduo ou empresa, por esse motivo, também é chamado de e-CPF ou e-CNPJ. Nele estão a identificação do proprietário, sua chave pública e a assinatura da Autoridade Certificadora (AC).

A Autoridade Certificadora é uma entidade terceira, autorizada pela ICP-Brasil a fazer a emissão do certificado. Ela funciona como os órgãos de emissão de documentos físicos — como DETRAN ou SSP. Dessa forma, é necessário buscar uma AC para adquirir seu documento.

Na prática, a AC recebe seus documentos, verifica as veracidades das informações e emite seu certificado digital, seguindo os padrões estabelecidos pela ICP-Brasil. O proprietário recebe um arquivo que contém seus dados, protegidos pelas criptografias complexas estabelecidas, e um prazo pré-determinado de validade. Seu armazenamento pode ser feito num pendrive simples, online, em ambiente na nuvem ou em um smartcard.

Ao procurar pela AC, é necessário escolher qual tipo de certificado, forma de armazenamento e prazo a empresa ou pessoa desejam. Os tipos são os seguintes:

  1. tipo A — certificado de assinatura digital: destinado à assinatura de documentos e transações eletrônicas que precisam de validade de autoria e garantia de integridade dos dados;
  2. tipo S — certificado de sigilo ou confidencialidade: usado exclusivamente para criptografar ou oferecer sigilo aos dados. Dessa forma, o conteúdo de documentos com esse certificado são protegidos do acesso externo não autorizado;
  3. tipo T — certificado de tempo: também chamado de time stamping, esse certificado estabelece a hora e o dia em que a assinatura digital foi colocada no documento.

A forma de armazenamento e o prazo são categorizados em:

  • certificados A1 — chave privada gerada em software, sendo necessário armazená-la em computador ou programa similar. Os dados são protegidos por meio de uma senha que apenas o proprietário recebe. Recomenda-se a criação de uma cópia de segurança. Sua validade máxima é de 1 ano;
  • certificados A3 — chave privada em hardware criptográfico, podendo ser um token ou cartão inteligente. Seu uso também requer uma senha de posse do proprietário. Os dados não podem ser copiados ou reproduzidos, dessa forma, uma cópia de segurança não pode ser criada. Validade máxima de 3 anos;
  • certificados A4 — necessita de um módulo de segurança criptográfico chamado HSM, que gera e armazena a chave de segurança. Cópias de segurança podem ser feitas em outros dispositivos HSM. Apresenta maior segurança que os demais, bem como solicita validações adicionais. Validade de até 6 anos.

Independentemente da escolha feita pela empresa, é necessário saber que, obrigatoriamente, os equipamentos necessários para gerar e armazenar as chaves privadas devem ser homologados pela ICP-Brasil.

6. Como usar minha assinatura digital em documentos?

Com o certificado digital pronto, já é possível começar a realizar assinaturas digitais. Para isso, é necessário adquirir um assinador digital, que é um software que cria o vínculo entre os elementos criptografados no certificado e o documento em que será feita a assinatura. De forma análoga, essa ferramenta seria a caneta usada para o processo feito à mão.

Há no mercado diferentes soluções de assinador digital, que variam entre usabilidade simples e intuitiva, até a inclusão de funcionalidades adicionais, como a possibilidade de avaliar a autenticidade de um conteúdo já assinado — como por exemplo, um contrato recebido de outra empresa.

Ao adquirir essa ferramenta, normalmente, é necessário fazer o upload do documento que se deseja assinar no software. O sistema vai avaliar o item e associá-lo às chaves criptográficas de seu certificado digital. Ao final, é criada a assinatura e um novo documento que contém também os dados do certificado do assinante — usado para fazer sua verificação.

Ao receber um documento, basta realizar o mesmo procedimento. O software vai realizar a análise do item, entendendo se os dados criptografados coincidem com as informações contidas no certificado que acompanha o documento. Qualquer alteração identificada resulta na anulação da assinatura e indica sua invalidade.

Dessa forma, com o assinador digital, é possível validar documentos para sem enviados com segurança e agilidade, bem como recebê-los e garantir que são tão confiáveis quanto os emitidos pela empresa.

7. Quais cuidados devo tomar?

Agora que você já sabe como conseguir seu certificado e usar a assinatura digital, é importante conhecer alguns cuidados que devem ser tomados e o processo de aquisição.

Antes de qualquer coisa, é fundamental procurar por uma Autoridade Certificadora de qualidade e confiança, que seja referência no mercado e, principalmente, autorizada pela ICP-Brasil.

O ideal nesse momento é avaliar custo-benefício, e não apenas preço. Uma AC eficiente vai facilitar todo o processo de escolha do certificado ideal para o negócio, bem como a elaboração e uso da assinatura digital, ajudando na adaptação dos envolvidos com as novas ferramentas.

Além disso, lembre-se de que os documentos assinados não podem sofrer alterações e possuem validade jurídica. Portanto, revise cada item com cuidado antes de colocar sua assinatura, evitando retrabalho ou complicações legais indesejadas.

Por fim, sempre que possível, realize a cópia da chave privada de sua assinatura e não compartilhe suas informações com pessoas que não necessitam sabê-las. Mantenha os dados em um ambiente seguro e protegido.

Fica evidente que a assinatura digital é uma ferramenta estratégica para qualquer negócio, principalmente para aqueles que realizam transações com outras empresas e querem agilizar sua operação.

Os benefícios trazidos por sua adoção são diversos. Além disso, seu processo de aquisição também é facilitado e pode ser feito com a assessoria de empresas especializadas no assunto, capazes de sanar todas as possíveis dúvidas de quem ainda não usa o recurso.

E você, já conhecia a assinatura digital e seus benefícios para uma empresa? Comente aqui se gostou deste artigo e se ainda tem alguma dúvida sobre o assunto!

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Documentos na nuvem: confira as 8 vantagens de usar essa solução!

Deixamos os disquetes e passamos a fazer uso dos CDs. Depois disso, migramos para os DVDs, pendrives e HDs externos. Há um tempo, com apenas 5GB de memória já conseguíamos carregar todos os nossos arquivos e ainda sobrava espaço. Então, novos HDs e SSDs de alta velocidade começaram a chegar no mercado, junto com os HSMs. Atualmente, com a possibilidade de ter os documentos na nuvem, temos direito a muitas facilidades que deixam a nossa vida mais conectada e rápida.

A nuvem é um tipo de disco digital, no qual é possível armazenar documentos sem gastar espaço da memória do seu dispositivo. Os arquivos salvos na nuvem são armazenados em vários servidores ao redor do mundo.

Em geral, os arquivos são divididos para serem distribuídos pelos servidores remotos. Assim se algum hacker invadir determinado servidor, ele não terá acesso ao arquivo completo.

A verdade é que não são poucas organizações que estão aderindo a essa novidade. Afinal, há excelentes opções para salvar os documentos online. Continue a leitura deste artigo e confira as principais vantagens de usar essa solução na sua empresa!

1. Praticidade

Geralmente quando se trabalha com uma equipe, é bem fácil se perder em meio a muitas respostas de e-mails, já que cada um conta com um anexo diferente.

No entanto, quando se utiliza o sistema de armazenamento na nuvem, é possível compartilhar arquivos com as outras pessoas de maneira que tudo seja modificado diretamente no documento original, assinado e salvo por aquele que fez a edição.

2. Facilidade de acesso

A maior parte dos bons sistemas de armazenamento na nuvem conta com excelentes aplicativos móveis, que auxiliam ainda mais na otimização da produtividade em uma empresa.

Dessa forma, torna-se possível acessar os documentos a partir de um tablet ou smartphone, por exemplo, permitindo que se trabalhe neles mesmo estando em um ambiente diferente do escritório e longe do computador — basta ter acesso à internet, além de fazer o login na conta.

3. Mais segurança

É possível encontrar diversas empresas que permanecem armazenando todos os seus arquivos e dados importantes em documentos impressos, computadores e HDs físicos — como CDs, pen drives e HDs externos — que não oferecem nenhum tipo de segurança. Caso aconteça alguma falha elétrica, pane no sistema ou até mesmo roubo, os documentos importantes são perdidos de forma irreversível.

É por isso que cada vez mais usuários têm migrado todos os seus documentos para a nuvem, onde os arquivos normalmente ficam em servidores online, não correndo o risco de perda por causa de vários problemas — pois o nível de criptografia das plataformas que oferecem o serviço é extremamente alto. Sem contar que esse meio garante a segurança contra invasão de usuários mal-intencionados e de hackers.

4. Espaço de armazenamento

Para as empresas que precisam trabalhar com computadores na sua rotina, considerar o quanto de espaço cada profissional precisa para armazenar arquivos faz parte de todo o pensamento estratégico do negócio.

Além disso, caso se acumule muitos documentos grandes, o sistema pode ficar sem memória para o recebimento de novos arquivos. Dessa forma, no caso do uso de um serviço de armazenamento na nuvem, a maior parte desse acúmulo é reduzida, uma vez que o serviço passa a trabalhar como um disco rígido remoto, deixando livre a memória das máquinas físicas.

5. Organização

Organizar os documentos da empresa na nuvem é uma forma muito mais econômica e eficiente de armazenar as informações. Essa vantagem tem feito muitas pessoas optarem cada vez mais por essa opção.

Além disso, ela permite que todos os envolvidos no projeto acessem os documentos de qualquer lugar do mundo. Pode ser que você já esteja fazendo uso desse advento sem nem perceber.

Os dados afirmam que 95% dos usuários não sabem quando estão utilizando a nuvem. Então, saber se situar e se organizar nesse ambiente é extremamente fundamental nos dias de hoje.

6. Redução de custos

O uso do software como serviço é um dos grandes benefícios da computação em nuvem, afinal, em vez de comprar servidores para instalar grandes e pesados softwares de gestão e pagar pelo licenciamento, tornou-se possível pagar apenas por aquilo que for usado, significando, portanto, uma grande economia.

7. Disponibilidade de plataformas

Um ótimo serviço de armazenamento na nuvem funciona de maneira igual em todos os sistemas operacionais, independentemente se parte da sua equipe usa Linux e outra Windows, por exemplo. Dessa forma, em qualquer um desses ambientes consegue-se aproveitar as vantagens de ter os dados em uma rede remota.

Atualmente é preciso acompanhar todas as mudanças nas tecnologias — principalmente no mercado empresarial — para que se possa ter resultados melhores nos processos.

8. Recuperação simplificada

Quando se trabalha com documentos importantes, é comum que alguma alteração seja feita de maneira errada e o arquivo seja salvo com esse erro. Parece, então, que tudo se perdeu, não é mesmo? No caso de ferramentas com armazenamento na nuvem, toda alteração realizada nos arquivos pode ser revertida, até mesmo aquelas que foram feitas há dias.

Além disso, o usuário consegue recuperar os arquivos que foram deletados por engano e que ainda estejam na lixeira. Ou seja, nada de desespero por clicar no lugar errado!

Você já imaginou se perdesse todas as informações da sua empresa? Todo o seu fluxo de caixa, clientes e estoque? Pois é, isso pode ser bem comum. Hoje em dia, a vida útil dos computadores tem sido reduzida, e armazenar todos os dados de um negócio em uma mídia física pode ser um enorme risco.

Cada vez mais empreendedores atualizados têm buscado armazenar os documentos na nuvem, que é uma forma muito mais eficiente e segura. Tal processo pode acontecer por meio de um software de gestão empresarial, que vai guardar todos os seus dados em servidores. Além disso, existem sistemas que fazem o backup diário, sanando qualquer dúvida do administrador sobre a proteção das informações da empresa.

Gostou de saber um pouco mais sobre a importância do armazenamento de documentos na nuvem? Então aproveite a visita no nosso blog e leia também o texto “Documentos digitais: o que são e qual a sua validade jurídica?” para saber mais sobre as novidades que a tecnologia proporciona!

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Soluções para e-commerce: conheça os principais selos de segurança

Pesquisas apontam que as vendas feitas exclusivamente pela internet dobrarão até o ano de 2021. Serão, nada menos do que 27 milhões de pessoas adquirindo produtos e serviços de forma online. No entanto, em consequência disso, os riscos de invasão e fraude já tornaram-se pontos de preocupação entre empresários que, em razão disso, começam a buscar por soluções para e-commerce mais seguras.

Nesse sentido, os selos de segurança surgiram como as melhores ferramentas utilizadas para a proteção desses sites de venda. Por isso, atualmente, já existem diversas opções no mercado com funcionalidades específicas para corresponder às necessidades de cada cenário organizacional.

Quer conhecer o que são os selos de segurança, quais os mais indicados e como refletem no aumento das vendas? Então, fique conosco neste post!

O que são os selos de segurança e quais soluções para e-commerce eles fornecem?

Independentemente do faturamento ou segmento empresarial, a escolha pela venda online de produtos e serviços proporciona grandes vantagens aos empreendedores, como a redução de custos com espaços físicos. Todavia, as transações e-commerce também atraem novas problemáticas nunca antes enfrentadas.

Isso porque a finalização das compras realizadas pelos clientes em sites de venda condiciona-se à inclusão de dados pessoais específicos, como CPF e número do cartão de crédito. Nesse sentido, sem a existência de qualquer sistema de segurança que garantisse a proteção total dessas informações contra ataques cibernéticos, empresas e clientes estariam absolutamente expostos a riscos.

Por isso, os selos de segurança, que são representações ilustrativas e inseridas nos layouts das páginas, funcionam como indicadores de que os sites contratantes estão devidamente protegidos por meio de sistemas de criptografia. Isso garante que todos os dados enviados e recebidos pelos clientes não poderão ser visualizados por terceiros não autorizados.

Dessa forma, as empresas que contratam esse tipo de segurança detêm em seus links o protocolo “https”, como https://www.soluti.com.br/, e não somente o “http”. Além disso, outro sinal de sites adequadamente protegidos é pela identificação da imagem de um cadeado também encontrado na barra de navegação no canto superior esquerdo.

Quais selos as lojas virtuais precisam adquirir para obter mais proteção?

Existe uma variedade de Certificados Digitais, sendo que os mais comuns são os chamados Secure Sockets Layer ou, simplesmente, SSL. Essa tecnologia, utilizada em sites de todo o mundo, seguem procedimentos de criptografia padronizados de proteção das informações transferidas via web pelos usuários para os servidores das empresas de venda.

Confira, na sequência, duas modalidades de SSL amplamente reconhecidas e respeitadas no mercado!

SSL – ICP Brasil

O SSL – ICP Brasil permite que os internautas verifiquem a organização titular dos sites de modo rápido, com apenas um clique sobre a imagem. Além disso, esse selo indica a existência de um sistema criptográfico que garante a integridade dos dados fornecidos pelos internautas, sem riscos de desvios a terceiros mal-intencionados.

São mais indicados para instituições financeiras e empresas públicas federais, diante do alto grau de sigilo das informações diariamente gerenciadas e transferidas na rede.

Assim, por exemplo, o pacote SSL ICP Brasil A1 são compatíveis com os principais navegadores, como Chromes e FireFox. A segurança desses selos se justifica em seu sistema de criptografia com chave RSA 2048 bits e algoritmos SHA-256, considerados um dos mais seguros e eficazes do mundo.

Há também os pacotes de Assinatura de Código A1. Tais serviços são utilizados pelos programadores para que seus nomes sejam assinados digitalmente nos softwares e aplicativos a serem distribuídos na Internet. Esses selos evitam que hackers injetem malwares, diminuindo a segurança das transações e-commerce.

SSL – GlobalSign

Os selos SSL GlobalSign também oferecem os mesmos benefícios da SSL – ICP Brasil. No entanto, a diferença está na inclusão de sistemas SiteLock de blindagem, que protegem os sites de qualquer ação programada por malwares. Também são compatíveis com todos os navegadores que reconheçam Certificados Digitais.

O Code Signing EV GlobalSign, por exemplo, com validade de 2 anos, é considerado uma das assinatura de código mais potentes, quando comparada ao certificado padrão, porque assegura a correta identidade do programador editor.

No entanto, para aqueles que procuram agilidade na inclusão desses selos, o selo SSL Alpha GlobalSign é uma excelente opção, visto que, após a compra, o cadeado de segurança exibido no lado esquerda da barra de navegação é ativado em, aproximadamente, 3 minutos. Simples, rápido e eficaz.

Como o aumento da segurança influencia as vendas online?

A segurança nas transações online tem sido aprimorada cada vez mais diante da demanda crescente por recursos de proteção dos sites. Nesse sentido, os selos de segurança atuais já garantem maior tranquilidade para os clientes na hora de realizar suas compras online, sem receios de que seus dados sejam desviados para fins ilícitos.

Por esse motivo, os internautas sentem-se mais confiantes para a aquisição de produtos e serviços online. Afinal, tais selos são mundialmente reconhecidos e eficientes. Assim, à medida que a confiança dos internautas perante os sites de venda aumenta, maiores são as chances de conclusão dos pedidos de compra e melhores os faturamentos.

Vale ressaltar que muitas operadoras de cartão de crédito também exigem das empresas contratantes a incorporação de algum desses selos em seus sites para que os pagamentos possam ser finalizados com total segurança.

Assim, além de garantir maior segurança nas compras via Internet, esses recursos também agregam valor às marcas, visto que conferem maior confiança aos clientes no momento da aquisição de novos produtos e serviços.

Achou interessante este artigo sobre soluções para e-commerce? Então, não deixe de baixar nosso ebook para saber mais sobre as funcionalidades desses certificados SSL! Fique conosco!

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TV Receita disponibiliza 10 videoaulas sobre eSocial, EFD-Reinf e DCTFWeb

Os vídeos tratam especificamente da forma de apuração do cálculo das contribuições previdenciárias para orientar os contribuintes na geração de seus débitos previdenciários

A Receita Federal por meio de seu canal oficial no Youtube disponibilizou hoje 10 videoaulas com o auditor-fiscal da Receita Federal Cláudio Maia com o objetivo de apresentar a todos os empregadores brasileiros a nova forma de apresentação de informações previdenciárias, trabalhistas e fiscais, além de apresentar as novas declarações previdenciárias. Os vídeos tratam especificamente da forma de apuração do cálculo das contribuições previdenciárias para orientar os contribuintes na geração de seus débitos previdenciários.

São 10 videoaulas ao todo, onde o auditor-fiscal apresenta de forma detalhada e didática o eSocial, EFD-Reinf e a DCTFWeb.

Confira no link abaixo as 10 videoaulas da TV Receita no Youtube.

Fonte: www.esocial.gov.br

Cristiano Ribas
Analista de sistema
Exactus Software

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A assinatura digital substitui o reconhecimento de firma? Descubra!

As inovações tecnológicas têm ajudado as empresas a reduzir custos com armazenagem de documentos e com a burocracia enfrentada no dia a dia. Uma maneira de fazer uma excelente gestão dos contratos e dos demais documentos é  fazer uso da assinatura digital, em substituição ao reconhecimento de firma.

Mas será que é possível fazer tal substituição e obter os mesmos resultados? Você sabe o que vem a ser a assinatura digital e qual é o seu objetivo? E o reconhecimento de firma, para que serve?

É sobre tudo isso que vamos falar neste texto. Ficou interessado? Então, continue lendo e saiba como acabar com a papelada na sua empresa! Boa leitura!

O que é assinatura digital e reconhecimento de firma?

Há uma forma segura e fácil de enviar contratos, documentos, transações financeiras, arquivos, entre outros, sem precisar armazenar uma grande quantidade de papel e sem burocracia. Estamos nos referindo à assinatura digital, que foi criada para conferir segurança a todos esses processos e que já é reconhecida pela legislação brasileira.

A assinatura digital é, portanto, uma ferramenta que permite a integridade e a autenticidade da documentação a partir do uso de um Certificado Digital. Por meio dele, é possível garantir que determinado documento foi enviado pela pessoa que o assinou e que não houve modificações no conteúdo.

Resumindo, funciona da seguinte maneira:

  • Certificado Digital — um documento usado para a identificação da pessoa ou empresa na Internet;
  • assinatura digital — por meio de uma plataforma de assinatura, tal recurso utiliza o Certificado para assinar documentos.

Quanto ao reconhecimento de firma, é importante deixar claro que “firma” se trata do termo usado para designar a assinatura. Dessa forma, ele é uma declaração de autoria de assinatura em documentos, sendo que o ato do reconhecimento é intransferível do tabelião de notas e extremamente pessoal.

O reconhecimento de firma vai indicar que um documento foi devidamente assinado por determinada pessoa. Então, para a declaração, é necessário que o interessado deposite a sua assinatura em cartório de notas, local onde o tabelião presta serviços. A partir de um autógrafo em uma ficha (usada para abrir firma no cartório), é registrada a grafia para checagem.

Feito com base no registro, a declaração ocorre por semelhança ou por autenticidade. No primeiro, não é exigida a presença do interessado, então a assinatura do documento é comparada ao autógrafo na unidade. No segundo, o autor firma termo, no cartório, a fim de comprovar a grafia.

Qual a função e importância de ambos?

Sempre que você vai validar certo documento é preciso assiná-lo, concorda? Dessa forma, não existe perigo de outra pessoa tomar a sua identidade e prejudicar você e seus bens. É esse um dos papéis tanto da assinatura digital quanto do reconhecimento de firma. Eles são extremamente relevantes, uma vez que conferem segurança jurídica a documentos, além de servirem como comprovação de que determinada pessoa realmente assinou o documento.

Enquanto o reconhecimento de firma deve ser feito presencialmente em cartório, a assinatura digital serve para que os negócios online sejam seguros do mesmo modo que os documentos físicos. Com isso, é possível navegar pela internet e acessar sites que utilizam as suas informações pessoais sem ter que se preocupar com fraudes.

Por que a assinatura digital substitui o reconhecimento de firma?

A assinatura digital é regulamentada pela Medida Provisória 2.200-2/2001, a qual afirma que todo documento eletrônico assinado de forma digital e com certificado emitido pela ICP-Brasil tem validade jurídica. Assinatura digital conta com alguns dados que a tornam extremamente segura. Confira alguns deles:

  • não existem formas de copiar uma assinatura digital;
  • ela não pode ser dissociada do documento que a recebe;
  • ela permite a identificação do titular da firma.

Para que a assinatura digital seja reconhecida juridicamente, ela:

  • não pode ter sido suspensa ou revogada antes da data da firma;
  • deve ter Certificado Digital válido.

Diante de tudo o que apontamos, você certamente já deve ter a resposta para a dúvida que abre este texto. Sim, a assinatura digital pode substituir o reconhecimento de firma.

Um documento assinado digitalmente e com o uso de um Certificado Digital tem a mesma validade jurídica que um cartório pode atribuir no caso de você assinar um documento físico, pedindo o reconhecimento de firma.

Sendo assim, um processo substitui o outro. Logo, se você tem o documento com assinatura digital, não há a necessidade de fazer um reconhecimento de firma no documento impresso. Assim, você dispensa a ida até o cartório e, claro, os gastos com esse processo. Ou seja, você economiza (tempo e dinheiro), elimina o acúmulo de papéis e ainda evita a burocracia.

E a legislação brasileira afirma o que?

Algumas nações, no final da década de 1990, já haviam regulamentado a assinatura digital. No Canadá, podemos citar o PIPEDA (Personal Information Protection and Electronic Documents Act), nos Estados Unidos, o E-Sign ACT e na União Europeia, o Electronic Signature Directive 1999/93/EC.

Assim, na esteira de todos esses países, o Brasil começou a refletir sobre o aprimoramento na gestão de dados e no ganho de produtividade que a assinatura digital poderia oferecer aos negócios jurídicos nacionais.

Então, como já mencionamos, foi criada a Medida Provisória 2.200/2001. Outro passo importante para a consolidação da assinatura digital foi dado com a aprovação da Lei Federal nº 11.419/2006, a qual regulamentou a tramitação de documentos digitais no âmbito do Poder Judiciário.

Vale lembrar que a Receita Federal abandonou o reconhecimento de firma em 2013. Além disso, contratos para compra de imóveis baseados no SFH (Sistema Financeiro da Habitação) tampouco exigem a declaração. Os Certificados Digitais também ajudam a eliminar a demanda pelo serviço.

Se você pretende excluir a ida aos cartórios da sua vida, a saída mais segura e moderna é criar a assinatura digital. No entanto, lembre-se de que, para colocar as suas informações e seus dados na rede mundial com segurança e confiabilidade, é preciso que isso seja feito por uma empresa confiável e reconhecida. Para tanto procure uma Autoridade Certificadora autorizada pela ICP-Brasil, como a Soluti, e solicite o seu Certificado Digital.

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